شیوه تکمیل درایه‌های خارج از سامانه مؤدیان مربوط به ردیف های کاهنده مالیات در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده

تکمیل صحیح ردیف‌های کاهنده مالیات در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده برای جلوگیری از اشتباهات مالیاتی و جریمه‌ها اهمیت زیادی دارد. برخی از این ردیف‌ها ممکن است خارج از سامانه مؤدیان درج شوند و نیاز به تکمیل دقیق دارند تا اثر مالیاتی صحیح اعمال شود.

در این مقاله از لیمـو | لیموتکس، مراحل تکمیل، نکات قانونی و شیوه مدیریت ردیف‌های خارج از سامانه مؤدیان ارائه شده است تا مؤدیان و حسابداران بتوانند اظهارنامه مالیاتی خود را به‌صورت دقیق و مطابق با قوانین جدید پر کنند.

با عنایت به مفاد بند (غ) تبصره ۱ قانون بودجه سال ۱۴۰۴ مبنی بر اینکه از ابتدای دی‌ماه سال‌جاری صرفاً اعتبار مالیاتی مستند به صورتحساب‌های الکترونیکی ثبت شده در سامانه مودیان قابل قبول خواهد بود؛ باهدف کسب آمادگی توسط مؤدیان محترم برای ورود به مرحله‌ای‌ جدید از اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان از تاریخ ۱۴۰۴.۱۰.۱ و همچنین تسهیل در حسابرسی سیستمی «اظهارنامه‌های مالیات بر ارزش‌افزوده» در دوره‌های مالیاتی تابستان و پاییز سال ۱۴۰۴، تکمیل «درایه‌های خارج از سامانه مؤدیان» مربوط به ردیف‌های کاهنده مالیات بر ارزش‌افزوده در جداول چهارگانه اظهارنامه پیش‌فرض مالیات بر ارزش‌افزوده، از طریق ارائه جزئیات و تکمیل «فهرست معاملات» توسط مؤدیان محترم امکان‌پذیر خواهد بود.

بدین منظور مؤدیان محترم بایستی اطلاعات مدنظر خود را در زمان مسترد نمودن اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده، در قالب جداول پیوست این اطلاعیه و از طریق بخش «اظهارنامه پیش‌فرض» در کارپوشه اختصاصی خود در سامانه مؤدیان بارگذاری نمایند؛ پس از این اقدام مجموع مقادیر نهایی بابت هر فهرست معاملات به‌ صورت سیستمی در درایه‌های مربوطه در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده درج و نمایش داده خواهد شد. 

لازم به‌ذکر است که «تکمیل فهرست معاملات» از طریق بارگذاری فایل نمونه وجود خواهد داشت؛ همچنین مؤدیان محترم می‌توانند فایل‌های نمونه را از تارنمای سازمان امور مالیاتی کشور به نشانی Intamedia.ir، از بخش «آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط» مربوط به پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان دریافت نمایند.

مقدمه: ضرورت راه‌اندازی سامانه مودیان

در سال‌های اخیر دولت‌ها به منظور شفافیت مالیاتی و مبارزه با فرار مالیاتی، سامانه‌ای به نام «سامانه مودیان» را راه‌اندازی کرده‌اند. این سامانه بستری الکترونیکی است که صدور، ثبت و پیگیری صورتحساب‌ها (فاکتورها) را به طور آنلاین امکان‌پذیر می‌کند. با اجرای سامانه مودیان، همه مودیان مالیاتی ملزم به ثبت صورتحساب‌های خرید و فروش خود در این سامانه شده‌اند. در نتیجه‌، گزارش کلیه معاملات در چارچوب سیستم الکترونیک مالیاتی قرار گرفته و تراکنش‌ها قابل رهگیری و اعمال مالیات و ارزش افزوده آن‌ها تسهیل شده است. تا پایان سال ۱۴۰۳ (سال مالی جاری)، مهلت داده شده که صورتحساب‌های صادرشده خارج از سامانه مودیان نیز قابل پذیرش باشد؛ اما از ابتدای سال ۱۴۰۴، تنها صورتحساب‌های ثبت‌شده در سامانه مودیان معتبر شناخته می‌شوند.

مفاهیم پایه

• سامانه مودیان: سامانه‌ی الکترونیکی سازمان امور مالیاتی برای ثبت و مدیریت صورتحساب‌های الکترونیکی فروش کالا و خدمات است.
• مودی: شخص حقیقی یا حقوقی فعال اقتصادی که براساس قانون، مشمول پرداخت مالیات و عوارض می‌شود. مودیان باید در سامانه مودیان ثبت‌نام کرده و صورتحساب‌های خود را صادر نمایند.
• صورتحساب الکترونیکی: سند مالیاتی رسمی است که به‌صورت الکترونیکی (با امضای دیجیتال) توسط فروشنده صادر می‌شود و مرجع محاسبه مالیات ارزش‌افزوده محسوب می‌شود.
• معاملات خارج از سامانه مودیان: مقادیر مبالغ خرید و فروش کالا یا خدماتی هستند که به دلایلی در سامانه مودیان ثبت نشده‌اند (مثلاً فروشنده صورتحساب الکترونیکی صادر نکرده، یا کالا از مبدا خارج از سامانه دولت وارد شده است). این مبالغ باید در اظهارنامه ارزش‌افزوده و صورت معاملات فصلی به طور جداگانه گزارش شوند.

نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی با لیمو

دسته‌بندی انواع معاملات خارج از سامانه

معاملات خارج از سامانه مودیان شامل مواردی است که برخلاف گردش‌های عادی سامانه الکترونیک مالیاتی، خارج از سیستم رسمی گزارش می‌شوند. مهم‌ترین این دسته‌ها عبارتند از:
- خرید و فروش‌های روزمره غیررسمی: خریدهایی مانند قبوض آب، برق، گاز، موبایل و سوخت که فروشندگان آن‌ها امکان صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه را ندارند، در این دسته قرار می‌گیرند. به عنوان مثال اگر قبض برق کسب‌وکار خود را پرداخت کرده‌اید، مقدار پرداختی آن در جدول خرید خارج از سامانه مودیان گزارش می‌شود.
- واردات کالا و خدمات: کالای وارداتی که از طریق گمرک وارد کشور می‌شود، در سامانه مودیان ثبت نمی‌شود؛ بنابراین مبالغ هزینه واردات و مالیات گمرکی آن باید در جدول واردات و پرداخت‌های گمرکی (جدول د اظهارنامه) درج شود.
- تراکنش‌های زنجیره‌ای: معاملات زنجیره‌ای بین شرکت‌ها، به ویژه فروش‌هایی که مالیات ارزش‌افزوده آن وصول نشده است، گاهی در ستون «خارج از سامانه» گزارش می‌شوند تا تفاوت مبالغ اصلاح گردد.
- برگشت از فروش و تخفیف‌ها: اگر بعد از صدور فاکتور فروش، کالا مرجوع شود یا تخفیف غیرنقدی (تخفیف پس از فروش) داده شود، باید این موارد نیز در قسمت مربوطه از اظهارنامه گزارش شوند (معمولاً به صورت عدد منفی در ستون مربوطه).

تکمیل جدول فروش خارج از سامانه (جدول «الف» در اظهارنامه)

در اظهارنامه ارزش‌افزوده، جدول «الف» برای گزارش فروش خالص کالاها و خدمات به کار می‌رود و شامل دو ستون اصلی است: «بارگذاری از سامانه مودیان» و «خارج از سامانه مودیان». اعداد ستون بارگذاری‌شده از سامانه معمولا به صورت خودکار از اطلاعات معاملات الکترونیکی پر می‌شود؛ اگر این عدد دقیق و برابر با درآمد واقعی شما باشد، نیازی به اصلاح نیست. اما گاهی اطلاعات ثبت‌شده در سامانه با درآمد واقعی تفاوت دارد (مثلاً برخی فروش‌ها در سامانه ثبت نشده یا کمتر از واقع است). در این حالت در ستون «خارج از سامانه مودیان» باید رقم تعدیل را وارد کرد تا جمع دو ستون برابر درآمد واقعی شود. می‌توانید مبلغ منفی یا مثبت وارد کنید تا کسری یا اضافه را جبران کنید. به خاطر داشته باشید که مجموع مبلغ‌های داخل و خارج سامانه باید برابر کل فروش دوره شما باشد و مالیات ابرازی از آن محاسبه می‌گردد. در نهایت با اصلاح ستون خارج از سامانه، مالیات و عوارض فروش به درستی در جدول مربوطه تکمیل خواهد شد.

تکمیل جدول خرید خارج از سامانه (جدول «ب» در اظهارنامه)

جدول «ب» مربوط به گزارش خرید خالص کالاها و خدمات است و مشابه جدول فروش، دارای دو ستون «بارگذاری از سامانه مودیان» و «خارج از سامانه مودیان» می‌باشد. ردیف‌های مهم این جدول شامل خرید کالا و خدمات مشمول مالیات و خرید کالا و خدمات معاف است. اطلاعات خریدهایی که در سامانه مودیان ثبت نشده‌اند (مثلاً خرید از فروشنده‌ای که صورتحساب الکترونیکی صادر نمی‌کند) باید در ستون «خارج از سامانه مودیان» ثبت شود. برای مثال خرید قطعات اداری یا مصرفی از مغازه‌های محلی که در سامانه صادر نشده‌اند، یا صورتحساب‌های قبوض خدمات عمومی اگر فروشنده آن‌ها را در سامانه بارگذاری نکرده، در این ستون قرار می‌گیرند. اگر در دوره‌ی مالیاتی خریدهای خاص (مانند طلا، نوشیدنی‌های قندی، کالاهای نفتی، سیگار و دخانیات) داشته‌اید، با انتخاب «بلی» در سوالات ابتدایی اظهارنامه، ردیف‌های مخصوص آن کالاها نمایش داده می‌شود. در این ردیف‌ها هم اگر خرید خارج از سامانه انجام شده، مبالغ در ستون «خارج از سامانه» وارد می‌شود تا مجموع خریدهای داخل و خارج سامانه صحیح گردد. توجه کنید که فقط صورتحساب‌های خرید الکترونیکی که تا مهلت قانونی تأیید شده‌اند جزو هزینه قابل قبول هستند؛ بنابراین رسیدگی به اطلاعات خرید خارج از سامانه باید دقیق باشد.

ثبت برگشت از فروش و تخفیف‌ها

در صورتی که طی دوره مالی کالا یا خدماتی که فروخته شده برگشت خورده یا تخفیفی برای خریدار لحاظ شده باشد، این موضوع باید در اظهارنامه گزارش شود. معمولاً اگر برگشت از فروش داشته باشید، به عنوان فروش منفی در جدول «الف» ثبت می‌شود (مثلاً ردیفی برای فاکتور برگشتی وجود دارد). برای خرید (انتقال به خریدار)، اگر خریدار باشید برگشت از خرید خود را در جدول «ب» به صورت عدد منفی لحاظ می‌کنید. تخفیف‌های پس از فروش نیز اغلب به عنوان مبالغ کاهنده در جدول فروش (ستون خارج سامانه) ثبت می‌شوند تا درآمد مشمول مالیات کاهش یابد. به زبان ساده، فروش خالص شما پس از کسر برگشت‌ها و تخفیف‌ها محاسبه می‌شود. نکته مهم این است که برای هر برگشت یا تخفیفی باید مستندات آن (مانند فاکتور اصلاحی یا برگشت) را نگهداری کنید تا در صورت درخواست ممیز مالیاتی قابل ارائه باشند.

گزارش واردات و پرداخت‌های گمرکی (جدول «د» در اظهارنامه)

واردات کالا و خدمات نیز در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده گزارش می‌شود. ردیف‌های مربوط به واردات در جدول «ب» و «ج» می‌آیند و مالیات گمرکی پرداختی بابت واردات در جدول «د» لحاظ می‌شود. در عمل، اگر کالایی وارد کرده‌اید، مشخصات و ارزش آن وارد سیستم می‌شود و مالیات و عوارض گمرکی پرداخت‌شده به عنوان بهای تمام شده خرید تلقی شده و در محاسبه اعتبار مالیاتی کسر می‌شود. معمولا مبلغ مالیات بر ارزش افزوده و سود بازرگانی پرداختی در گمرک را در ردیف ویژه‌ای از جدول د وارد می‌کنند تا از مالیات دوره کسر شود. خلاصه هر آنچه که در گمرک بابت واردات پرداخت کرده‌اید باید در جدول د اظهارنامه ثبت شود تا از مالیات فروش شما کسر گردد. در غیر این صورت سازمان مالیاتی ممکن است آن هزینه را قبول نکند.

زمان‌بندی و مهلت ارسال اطلاعات

ارسال گزارش معاملات خارج از سامانه (و به طور کلی اظهارنامه ارزش افزوده) باید بر اساس تقویم دوره‌ای انجام شود. معمولا مودیان موظف‌اند اظهارنامه ارزش افزوده دوره‌ای (فصلی یا ماهانه بر حسب نوع فعالیت) را حداکثر تا پایان ماه بعد از هر دوره ارسال کنند. برای مثال، معاملات فصلی بهار (فروردین تا خرداد) باید تا پایان تیرماه تسلیم شود. اطلاعات خارج از سامانه در همان زمان تکمیل اظهارنامه اصلی وارد می‌گردد. علاوه بر این، گزارشات فصلی خرید و فروش (ماده ۱۶۹) نیز به صورت جداگانه هر فصل ارسال می‌شود که شامل فروش‌ها و خریدهای خارج از سامانه هم می‌باشد. در هر صورت، تاخیر در ثبت یا ارسال اطلاعات الکترونیک، موجب جرایم مالیاتی می‌شود؛ بنابراین مهلت‌های اعلام‌شده سازمان امور مالیاتی باید رعایت شوند.

ابزارهای مورد نیاز

برای تکمیل و ارسال اطلاعات معاملات خارج از سامانه مودیان نیاز به ابزارهای الکترونیکی متعددی است:
- سامانه مودیان (evat.ir): پورتال رسمی سازمان امور مالیاتی که به وسیله مرورگر اینترنت قابل دسترسی است. مودیان با حساب کاربری خود وارد این سامانه می‌شوند و اظهارنامه را تکمیل و ارسال می‌کنند.
- کلید عمومی (امضای دیجیتال): برای ثبت اسناد الکترونیکی نیاز به امضای دیجیتال دارید. برخی سامانه‌ها یا نرم‌افزارهای حسابداری از شما می‌خواهند فایل مالی خود را با امضای دیجیتال ارسال کنید تا اصالت اطلاعات تایید شود.
- نرم‌افزار مرورگر و اتصال اینترنت پرسرعت: چون تمام فرآیند ارسال اظهارنامه و گزارشات الکترونیکی است، استفاده از مرورگر استاندارد (مانند کروم یا فایرفاکس به‌روز) و اینترنت پایدار ضروری است.
- درگاه ثبت‌نام و کد رهگیری: در ابتدای کار باید در پرتال سازمان امور مالیاتی ثبت‌نام کرده و کد اقتصادی دریافت کنید. در طول ارسال اظهارنامه نیز هر بار کد رهگیری یا رسید الکترونیکی دریافت می‌شود که باید نگه داشته شود.

نکات مهم برای جلوگیری از رد دفاتر و اظهارنامه

• دقت در وارد کردن اطلاعات: اعداد هر ستون را دوباره کنترل کنید که با اسناد شما مطابقت داشته باشد. مانده جمع ستون‌ها باید صحیح باشد (جمع فروش داخل و خارج برابر فروش واقعی، جمع خریدها دقیق باشد، و غیره).
• چک کردن ضرایب نرخ مالیاتی: مطمئن شوید هر کالا و خدمت، با نرخ مالیاتی مناسب (مثلاً ۰% یا ۹% یا ۱۰%) گزارش شده است. اشتباه در نرخ باعث ایراد ممیز می‌شود.
• وارد کردن منفی‌ها به درستی: اگر مبلغی را به صورت منفی (برای تعدیل، برگشت فروش یا تخفیف) وارد می‌کنید، حتما علامت منفی را درج کنید. حذف علامت منفی موجب اختلاف و رد اظهارنامه می‌شود.
• ارسال منظم و به‌موقع: تاخیر در ارسال اظهارنامه یا صورت معاملات فصلی منجر به جریمه می‌شود. هر دوره را سر وقت ثبت کنید و کد رهگیری دریافت شده را ذخیره نمایید.
• نگهداری مستندات: فاکتورها، رسیدها و مدارک مرتبط با خرید و فروش خارج از سامانه را آرشیو کنید. اگر ممیز مالیاتی نسبت به اعداد سؤال کند، اسناد قابل ارائه باید آماده باشد.
• به‌روزرسانی نرم‌افزارها: در صورت استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا افزونه‌های ارسال خودکار، مطمئن باشید آخرین نسخه و قالب‌های سازمانی را دریافت کرده‌اید. تغییر قالب سازمان امور مالیاتی ممکن است هر سال اعمال شود.
• حذف فضای خالی و اصلاحات اضافی: در تکمیل فرم‌ها، از ورودی‌های غیرضروری (مانند فاصله خالی بیش از حد یا اصلاحات دستی) خودداری کنید تا سیستم ایرادی نگیرد.
  با رعایت این نکات، دفاتر و اظهارنامه‌های الکترونیکی شما بدون مشکل ثبت و پذیرفته می‌شود و خطر رد شدن یا جریمه کاهش می‌یابد.

برای دریافت جدیدترین اخبار و آموزش‌های مرتبط با صورت‌حساب الکترونیکی و هوشمندسازی فرآیندهای مالی، سامانه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی لیمو limotx.ir را دنبال کنید.

ویژگی های سامانه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی لیمو