راهنمای جامع سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی تابستان 1404

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ابزاری کاربردی برای ثبت و نگهداری دفاتر قانونی مودیان حقیقی و حقوقی است که با هدف افزایش شفافیت مالی، کاهش خطا و تسهیل رسیدگی مالیاتی طراحی شده است. در تابستان ۱۴۰۴، این سامانه با بروزرسانی ۱۷ اردیبهشت و تمدید دوره استفاده آموزشی امکانات تازه‌ای ارائه کرده است.

در این مقاله از لیمـو | لیمـوتکس به بررسی جامع موارد زیر پرداخته‌ایم:

معرفی کامل سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و کاربردهای آن

توضیح بروزرسانی ۱۷ اردیبهشت و تغییرات مهم

جزئیات تمدید دوره استفاده آموزشی و مزایای آن

نکات عملی برای ثبت صحیح دفاتر و جلوگیری از رد شدن اطلاعات

راهنمای استفاده از سامانه برای مودیان حقیقی و حقوقی

با دنبال کردن این راهنما، مودیان می‌توانند از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به‌صورت قانونی، بهینه و بدون خطا بهره‌مند شوند و فرآیندهای مالیاتی خود را بهبود دهند.

در این بازه زمانی تمدیدشده، مؤدیان همچنان می‌توانند با ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نسبت به ارسال آزمایشی اطلاعات دفاتر خود اقدام کرده و ضمن آشنایی با محیط سامانه، دستورالعمل‌ها و قواعد ثبت اطلاعات را تمرین نمایند.

اطلاعات بارگذاری‌شده در این دوره صرفاً جنبه آموزشی داشته و پس از پایان دوره، به صورت رسمی حذف خواهد شد. همچنین زمان بهره‌برداری نهایی از سامانه مذکور، متعاقبا اطلاع‌رسانی خواهد شد.

آغاز بهره‌برداری آزمایشی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
‌
سازمان امور مالیاتی کشور، از آغاز بهره‌برداری آزمایشی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی از ابتدای اردیبهشت ماه تا 17 اردیبهشت ماه سال جاری خبر داد.

مؤدیان می‌توانند با ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی به نشانی https://my.tax.gov.ir و انتخاب گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی»، وارد این سامانه شوند.

فهرست مطالب

• ویژگی‌ها و مزایای سامانه
• 2.1. ویژگی‌ها
• 2.2. مزایا
• 3 مراحل استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
• 3.1. ورود به سامانه
• 3.2. دانلود و تکمیل قالب اکسل
• 3.3. بارگذاری فایل تکمیل شده
• 3.4. تایید نهایی اطلاعات
• 3.5. پرداخت هزینه‌ها
• 3.6. دریافت گواهی پلمپ
• نکات کاربردی و توصیه‌ها
• چالش‌ها و راهکارهای احتمالی
• نتیجه‌گیری
• سوالات مهم
• نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی با لیمو

1. مقدمه

با توجه به رشد فناوری‌های نوین و روند دیجیتالی شدن بخش‌های مختلف اقتصادی، سامانه‌های اینترنتی جهت ثبت و مدیریت اطلاعات مالی و اداری طراحی شده‌اند. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی نیز به منظور ساده‌سازی روند ثبت دفاتر قانونی (مانند دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه) و کاهش نیاز به مراجعه حضوری به ادارات مرتبط ایجاد شده است. این مقاله از سامانه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی لیمو به بررسی جامع عملکرد سامانه، مراحل استفاده، نکات کلیدی و مزایای بهره‌مندی از آن می‌پردازد.

خلاصه اهم پیش نویس آیین نامه تحریر دفاتر (ماده ۹۵ ق م م) در رابطه با دفاتر الکترونیکی و مهلت بارگزاری دفاتر 

🔹خلاصه اهم پیش نویس آیین نامه تحریر دفاتر (ماده ۹۵ ق م م) در رابطه با دفاتر الکترونیکی:

🔺ثبت در سامانه جایگزین دفاتر کاغذی شده و مبنای تشخیص مالیات خواهد بود، به شرط رعایت کامل مقررات.

🔺در صورت ثبت درست اطلاعات، نیازی به بررسی اسناد کاغذی نیست و ممیزان فقط به داده‌های سامانه استناد می‌کنند.

🔺عبارت "رد دفاتر" حذف می‌شود و ارسال الکترونیکی اطلاعات کافی است.

مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی بر اساس سال مالی و دوره زمانی:

🔺اگر سال مالی شما تا پایان ۱۴۰۳ شروع شده:
باید برای یک‌سال کامل اطلاعات ثبت کنید و حداکثر تا ۳ ماه بعد از پایان سال فرصت بارگذاری دارید.

🔺اگر سال مالی‌تان در سال ۱۴۰۴ شروع شود:
باید اطلاعات را به‌ صورت  شش‌ ماهه ارسال کنید و حداکثر تا ۲ ماه بعد از پایان هر شش‌ماه فرصت دارید.

🔺اگر شروع سال مالی در ۱۴۰۵ باشد:
باید اطلاعات را به‌صورت سه ماهه ارائه دهید و حداکثر تا یک ماه بعد از پایان سال فرصت دارید.

🔺برای سال‌های بعد از ۱۴۰۶/۰۱/۰۱:
باید اطلاعات را ماه‌به‌ماه ارسال کنید و حداکثر تا ۱ ماه بعد از پایان هر ماه مهلت بارگذاری دارید.

2. ویژگی‌ها و مزایای سامانه

2.1. ویژگی‌ها

• ثبت آنلاین: امکان تکمیل و ارسال اطلاعات دفاتر تجاری به‌صورت آنلاین بدون نیاز به مراجعه حضوری.
• پیش‌نمایش و تایید اطلاعات: سامانه اطلاعات بارگذاری شده را به کاربر نمایش می‌دهد تا در صورت بروز هرگونه خطا، قبل از نهایی کردن ثبت، اصلاحات لازم صورت گیرد.
• پرداخت الکترونیکی: هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر و خدمات مرتبط به‌صورت امن و آنلاین از طریق درگاه‌های پرداخت انجام می‌شود.
• دسترسی به گزارش‌ها: امکان مشاهده وضعیت پرونده، شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک از طریق داشبورد کاربری.
• به‌روزرسانی مداوم: سامانه همواره با توجه به تغییرات قوانین و مقررات مرتبط، به‌روز شده و امکانات جدید ارائه می‌دهد.

2.2. مزایا

• سرعت در انجام کار: کاهش زمان لازم برای ثبت و تایید دفاتر و جلوگیری از اتلاف وقت ناشی از مراجعه حضوری.
• شفافیت: ارائه اطلاعات دقیق و مشاهده وضعیت پرونده به‌صورت لحظه‌ای.
• امنیت اطلاعات: استفاده از پروتکل‌های امن و رمزنگاری جهت حفاظت از اطلاعات حساس.
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های اداری و زمانی نسبت به سیستم‌های سنتی.

بیشتر بخوانید : ایجاد پرونده مالیاتی اتصال کارتخوان به سامانه مودیان، از ثبت نام تا گام 4، مدارک مورد نیاز و نکات مهم

آدرس سایت بارگزاری و سامانه دفاتر الکترونیک

 لینک سامانه دفاتر الکترونیکی برای بارگزاری قالب اکسل دفاتر

dafater-tejari.tax.gov.ir

3. مراحل استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

3.1. ورود به سامانه

کاربران با مراجعه به وب‌سایت رسمی سامانه my.tax.gov.ir و وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، وارد بخش کاربری می‌شوند.  سامانه از طریق ارسال پیامک یا ایمیل هویت کاربر را تأیید می‌کند.

بیشتر بخوانید : مراحل ثبت نام و ورود به سامانه مودیان مالیاتی

3.2. دانلود و تکمیل قالب اکسل

قالب اکسلی که بایستی جهت ارائه فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر تکمیل شده و سپس بارگذاری شود، مطابق شکل به ترتیب شامل فیلدها ستون های اطالعاتی زیر می باشد:

• ردیف

• تاریخ

• کد حساب کل

• عنوان حساب کل

• کد حساب معین

• عنوان حساب معین

• شرح

• مبلغ بدهکار ریال

• مبلغ بستانکار ریال

بروزرسانی خرداد 1404 تغییر فیلد های قالب اکسل

دستورالعمل تکمیل فایل اکسل قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات در فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر تکمیل شود. مؤدیان پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه ای با عنوان بارگذاری قالب مواجه می شوند. در این صفحه دستورالعمل های تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:

• فایلهایی با بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.

• حجم فایل CSV حداکثر باید 100 مگابایت باشد.

• اطلاعات فقط باید در یک)صفحه( شیت اکسل قرار گیرد.

• عنوان و ترتیب ستون ها باید دقیقا مطابق قالب اکسل سامانه باشد

• ستون های کد معین، حساب معین، و شرح اختیاری است.

• اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی مشخص، باید ردیف، شرح و تاریخ یکسان داشته باشند.

• شرح حداکثر میتواند 255 کاراکتر باشد.

• ستون های مبلغ بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی و با واحد ریال باشند.

• جمع مقادیر ستون مبلغ بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون مبلغ بستانکار برابر باشد.

 این دستورالعمل ها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است

3.3. بارگذاری فایل تکمیل شده

پس از تکمیل قالب اکسل، کاربر فایل نهایی را در بخش مربوطه سامانه بارگذاری می‌کند. سامانه اطلاعات موجود در فایل را به کاربر نمایش داده و در صورت بروز هرگونه ناسازگاری، پیام‌های هشداردهنده جهت اصلاح ارائه می‌دهد.

فرآیند بارگذاری فایل انجام تنظیمات کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:

نوع فایل : اکسل یا CSV

فرمت جداکننده Delimiter فقط در صورت انتخاب فرمت CSV

تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب ها

کد رهگیری دفتر پلمپ شده از لیست قابل انتخاب است

بارگذاری و پیش نمایش فایل در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری میکند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:

تنها فایل های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می شوند.

ترتیب و عنوان ستون ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.

در صورتی که نوع فایل اکسل یا CSV انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می کند.

پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش نمایش داده می شود. محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

3.4. تایید نهایی اطلاعات

پس از بارگذاری موفق، کاربر موظف است اطلاعات ثبت‌شده را مجدداً بررسی کند. در صورت صحت اطلاعات، گزینه تایید نهایی انتخاب شده و سامانه شماره پیگیری اختصاصی برای پرونده صادر می‌کند.

مشاهده اطلاعات فایل های بارگذاری شده در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام تاریخچه بارگذاری اطلاعات حاوی فایلهای بارگذاری شده را مشاهده می کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر میباشد:

کد رهگیری دفتر پلمپ شده

تاریخ پایان سال مالی

بازه زمانی گردش حساب ها

تاریخ بارگذاری فایل

وضعیت فایل بارگذاری شده :  عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش

 آیکون هشدار ! برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری

آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر

3.5. پرداخت هزینه‌ها

کاربر هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر را از طریق درگاه‌های پرداخت آنلاین انجام می‌دهد. پس از تایید پرداخت، سامانه تأییدیه مربوطه را صادر می‌کند.

بیشتر بخوانید : آموزش استعلام بدهی مالیاتی و دریافت سوابق مالیاتی با کد ملی

3.6. دریافت گواهی پلمپ

در پایان مراحل، سامانه گواهی پلمپ دفاتر را صادر کرده و امکان دانلود نسخه نهایی برای کاربر فراهم می‌شود. در برخی موارد، کاربر ممکن است موظف به ارسال مدارک تکمیلی (مانند اظهارنامه امضا شده) به اداره‌های مرتبط باشد.

4. نکات کاربردی و توصیه‌ها

• مطالعه دقیق دستورالعمل‌ها: قبل از شروع فرآیند، مطالعه کامل راهنمای ارائه شده در سامانه جهت جلوگیری از خطاهای پرهزینه توصیه می‌شود.
• بررسی صحت اطلاعات: قبل از تایید نهایی، اطلاعات وارد شده را چندین بار مرور کرده و در صورت نیاز با پشتیبانی سامانه تماس حاصل نمایید.
• استفاده از مرورگرهای به‌روز: بهره‌مندی از امکانات کامل سامانه با استفاده از مرورگرهای به‌روز توصیه می‌شود.
• حفظ امنیت حساب کاربری: انتخاب رمز عبور قوی و عدم اشتراک‌گذاری اطلاعات حساس از اهمیت بالایی برخوردار است.
• پشتیبانی آنلاین: در صورت بروز مشکل، از طریق سامانه پیامکی، شماره‌های تماس یا چت آنلاین با پشتیبانی سامانه در ارتباط باشید.

5. چالش‌ها و راهکارهای احتمالی

• مشکلات فنی: به دلیل پیچیدگی سامانه و حجم بالای اطلاعات، برخی کاربران ممکن است با مشکلات فنی مواجه شوند. در این موارد، استفاده از بخش سوالات متداول و تماس با تیم پشتیبانی توصیه می‌شود.
• تغییرات قوانین: به‌روزرسانی‌های دوره‌ای سامانه مطابق با تغییرات قوانین مالیاتی و ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود؛ بنابراین، آگاهی از آخرین تغییرات ضروری است.
• خطاهای اطلاعاتی: در صورت بروز خطا در وارد کردن اطلاعات، سامانه پیام‌های هشداردهنده ارائه می‌دهد تا کاربر بتواند قبل از تایید نهایی، اصلاحات لازم را انجام دهد.

6. نتیجه‌گیری

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، به عنوان یکی از ابزارهای نوین دیجیتال، روند ثبت و پلمپ دفاتر قانونی را به‌صورت سریع، دقیق و امن انجام می‌دهد. با استفاده از این سامانه و رعایت دستورالعمل‌های ارائه‌شده، تجار می‌توانند از مزایای ثبت آنلاین، کاهش هزینه‌ها و افزایش شفافیت در مدیریت اطلاعات بهره‌مند شوند. همچنین، بهره‌مندی از خدمات پشتیبانی و مشاوره تخصصی سامانه نقش مهمی در رفع ابهامات و مشکلات احتمالی ایفا می‌کند.

7.سوالات مهم و متداول

نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی با لیمو